Diseño de un proceso de automatización contable
en los emprendimientos de comunidades en Ecuador: Método de Vester
Design of an Accounting Automation Process in Community Entrepreneurship in Ecuador: Vester's
method
JC. Estrella-Herrera1 , Yokasta.
Cuadros-Briones2 , Andrés Analuisa-Aguiar 2 y Javier
Castro-Oviedo3
1 Universidad Benito
Juárez G. Calle 36 Nte. 1609, Cristóbal
Colon, 72330 Heroica
Puebla de Zaragoza,
Puebla, México.
2 Instituto Tecnológico Superior Quito Metropolitano. Carán N3-195 y Calle B (Nueva Tola 2) Quito,
Ecuador. ycua- dros@itsqmet.edu.ec, aanaluisa@itsqmet.edu.ec
3Cooperativa
de Ahorro y Crédito Tulcán
LTDA. Dirección Av 10 de agosto y Jerónimo Carrión.
ja-
vier.castro@cooptulcan.fin.ec
ÉLITE 2022, VOL. (4). NÚM. (1)
ISSN: 2600-5875
Recibido:
24/11/2021 Revisado: 28/12/2021 Aceptado: 24/02/2022
Publicado: 18/04/2022
RESUMEN:
La automatización contable es una herramienta esencial para
la eficien- cia y la gestión de las finanzas de una empresa. En el contexto de
los emprendimientos de comunidades en Ecuador adquiere
una importancia aún mayor, ya
que estos pequeños negocios suelen enfrentar una serie de desafíos y obstáculos
en su camino hacia el éxito. Este estudio pro- porciona una visión valiosa sobre la
automatización contable en los em-
prendimientos de comunidades en Ecuador y ofrece información útil para mejorar
su adopción y uso en el futuro. Los hallazgos también
pue- den ser relevantes para los emprendedores de comunidades, los
respon- sables políticos y las organizaciones interesadas en apoyar el
desarrollo de los pequeños negocios en Ecuador. El objetivo es diseñar un
proceso de automatización contable
mediante el método de costo promedio
pon- derado en Excel y Power BI para los emprendimientos de comunidades
en Ecuador. La metodología consta de tres fases: i) recopilación de in-
formación cualitativa ii) procesamiento de información cualitativa; iii) diseño
de un proceso de automatización de información contable (Excel) iv)
socialización de la herramienta de software creada para la comunidad. En
conclusión, la implementación de un software contable puede tener múltiples
beneficios, incluyendo la automatización de pro- cesos, la mejora de la
precisión y la eficiencia en la gestión de inventa- rios, la mejora en la toma de
decisiones, y la mejora de la transparencia y la rendición de cuentas. Por lo
tanto, se recomienda la implementa- ción de un software contable para mejorar
el manejo de inventarios y la
gestión contable del emprendimiento de una comunidad rural.
Palabras clave: Automatización contable,
método de costo promedio ponderado, Emprendimientos, Comunidades
ABSTRACT:
Accounting automation is an essential tool for ef- ficient
financial management in a company. In the context of community entrepreneurship
in Ecua- dor, it becomes even more important, as these small businesses often
face a series of challenges and obstacles on their path to success. This study
provides valuable insights into accounting auto- mation in community entrepreneurship in Ecuador and offers
useful information to improve its adop- tion and use in the future. The
findings may also be relevant to community
entrepreneurs, policy- makers, and organizations interested in supporting the
development of small businesses in Ecuador. The goal is to design an accounting
automation process using the weighted average
cost method in Excel for community entrepreneurship in Ecuador. The
methodology consists of three phases: i) co- llection of qualitative
information; ii) processing of
qualitative information; iii) design of an ac- counting automation process
(Excel); and iv) so- cialization of the software tool created for the
community. In conclusion, the implementation of accounting software can have
multiple benefits, including process automation, improved accuracy and
efficiency in inventory management, better decision-making, and improved
transparency and accountability. Therefore, implementing accoun- ting software
is recommended to improve inven- tory management and accounting management in
rural community entrepreneurship.
Keywords: Accounting
automation, weighted ave- rage cost method,
Entrepreneurship, Communities.
INTRODUCCIÓN:
En La automatización contable
se refiere al uso de tecnologías y sistemas informáticos
para automa- tizar y simplificar los procesos contables y finan- cieros en una
empresa. Esta técnica ha ganado popularidad en los últimos años gracias al
avance de la tecnología y a la necesidad de una gestión financiera más
eficiente. (Elizalde-Marín, 2018)
La automatización contable se enfoca en la auto- matización
de tareas manuales y repetitivas,
como la entrada de datos, la reconciliación bancaria y la generación de
informes financieros. Esto puede ayudar a reducir los errores humanos, mejorar
la eficiencia y ahorrar tiempo y recursos valiosos en los procesos contables.
(Elizalde-Marín, 2018)
En términos de beneficios, la automatización con- table
puede proporcionar una mayor precisión y velocidad en la recopilación y análisis de informa- ción financiera, lo que permite
a los gerentes to- mar decisiones informadas sobre el desempeño financiero de
la empresa. Además, la automatiza- ción puede ayudar a reducir costos a largo
plazo al reducir la necesidad de
personal dedicado a ta- reas manuales y repetitivas.
Sin embargo, la automatización contable también presenta
algunos desafíos. Por ejemplo, el costo inicial de la implementación de
sistemas de auto- matización contable puede ser alto, lo que puede limitar la
capacidad de las pequeñas empresas pa- ra adoptar esta técnica. Además, la
automatiza- ción puede crear una mayor dependencia de los sistemas
informáticos, lo que puede aumentar el riesgo de fallos del sistema y brechas
de seguri- dad. (Aguirre Yataco, 2016)
A pesar de estos desafíos, la automatización con- table sigue siendo una técnica
valiosa para mejo- rar la, eficiencia y la precisión en la gestión fi- nanciera
de una empresa.
En este sentido, es importante que las empresas evalúen
cuidadosamente sus necesidades y limi- taciones antes de implementar sistemas
de auto- matización contable, y que cuenten con un equi- po de profesionales de
TI y contabilidad capaci- tados para gestionar y mantener estos sistemas. En
última instancia, la automatización contable puede ser una herramienta valiosa
para mejorar la eficiencia y la
competitividad de una empresa en el mercado
actual. (Javier &
Yumiceba, 2015)
La automatización contable se está volviendo cada vez más popular
en los emprendimientos en Ecuador. Muchas empresas han adoptado
siste- mas informáticos y herramientas de software es- pecializadas para
automatizar sus procesos con- tables y financieros.
Una de las principales aplicaciones de la automa- tización contable en los
emprendimientos del Ecuador es la simplificación de la contabilidad diaria. Los
sistemas informáticos pueden auto- matizar tareas
como la entrada de datos, la factu- ración y la reconciliación bancaria, lo que ahorra
tiempo y reduce la posibilidad de errores huma- nos. Esto también facilita la
emisión de informes financieros precisos y en tiempo real, lo que es
especialmente importante para los emprendi- mientos que necesitan monitorear de
cerca su flujo de efectivo y hacer
ajustes rápidos a su pla- nificación financiera. (Domingo et al., 2020)
Además, la automatización contable puede mejo- rar la eficiencia en el
procesamiento de pagos y la gestión de facturas, lo que reduce los tiempos
de espera y aumenta la satisfacción del cliente. Tam- bién
puede ayudar a los emprendimientos a cumplir con las regulaciones fiscales y
contables, lo que pue- de ser especialmente importante para aquellos que
trabajan en industrias altamente
reguladas. (Logacho, 2020)
En cuanto a la implementación de la automatización
contable, es importante que los emprendimientos en Ecuador trabajen con
proveedores de tecnología y software confiables y de buena reputación, que pue-
dan proporcionar soporte técnico y capacitación para garantizar una
implementación exitosa. También es importante que los emprendimientos cuenten
con un equipo capacitado en tecnología y contabilidad para mantener y actualizar los sistemas de automatización.
(Gutiérrez et al., 2018)
El método de costo promedio ponderado es un méto- do de
valoración de inventario utilizado en contabili- dad y administración de
empresas. Este método pro- media el costo de los productos vendidos y los que
quedan en inventario en función del precio y
la canti- dad de cada uno de ellos. El resultado es un costo promedio
que se utiliza para asignar costos a los pro- ductos vendidos y a los productos
en inventario. (Jijon-gordillo & Soria-freire, 2017)
Figura 1 Cálculo
Promedio Ponderado
Fuente: (Farhat, 2016)
Nota: Índica el proceso
para el cálculo
del Costo promedio
ponderado.
Este método es útil para empresas que tienen un gran número
de productos en inventario, ya que les
permite calcular un costo promedio para todos los productos, en lugar de
calcular el costo indivi- dual de cada producto. Además,
el costo promedio ponderado es fácil de calcular y
requiere poca do- cumentación y seguimiento de los costos de cada producto.
(Pozo, 2020)
El método de costo promedio ponderado también es
beneficioso para las empresas que tienen fluc- tuaciones en los precios de los
productos, ya que este método suaviza el costo de los productos en el tiempo. Esto significa que, si el costo
de los productos aumenta o disminuye, el costo prome- dio también se ajustará
en consecuencia. (Fuertes, 2015)
Sin embargo, el método de costo promedio
ponde- rado tiene algunas limitaciones. Utilización de re- cursos
locales: Los emprendimientos en comuni- dades de Ecuador suelen utilizar
recursos locales, tanto humanos como materiales, para su actividad económica, lo que contribuye a la dinamización de la economía local y a la preservación de las tradi- ciones y
culturas locales.
Por ejemplo, puede no ser adecuado para empre- sas que
venden productos con un costo muy varia-
ble, como productos perecederos. Además, el mé- todo puede ser menos preciso
que otros métodos de valoración de inventario, como el costo de ven- ta
o el costo específico, ya que utiliza
un promedio de los costos en
lugar de un costo específico.
Los emprendimientos en comunidades de Ecuador son
importantes para la economía porque generan empleo, fomentan la producción
local, promueven la innovación y contribuyen al desarrollo sosteni- ble.
Existen varias características se mencionan las que tienen
mayor relevancia:
Orientación a la economía popular y solidaria: Los emprendimientos en comunidades de Ecuador es-
tán orientados a la economía
popular y solidaria, lo que significa que se enfocan en la producción y
comercialización de bienes y servicios de manera justa y equitativa, buscando
el beneficio colectivo y no solo individual. (Peñafiel et al., 2017)
Enfoque en la sostenibilidad: Los emprendimien- tos en
comunidades de Ecuador suelen tener un enfoque
en la sostenibilidad, es decir,
buscan mini- mizar el impacto ambiental
y social de su actividad económica y promover el
desarrollo sostenible de la comunidad.
Innovación social: Los emprendimientos en comu- nidades de
Ecuador suelen ser innovadores en tér- minos sociales, buscando soluciones
creativas y colaborativas para
abordar los desafíos que enfren-
ta la comunidad, como el acceso a servicios bási- cos, la generación de empleo,
la inclusión social, entre otros.
Participación y organización
comunitaria: Los em- prendimientos en comunidades de Ecuador suelen surgir de la participación y organización comunita-
ria, lo que significa que son iniciativas que se desarrollan a partir de las
necesidades y aspiracio- nes de la comunidad, y que cuentan con la partici-
pación activa de sus miembros en su gestión y desarrollo.
Los emprendimientos de las comunidades tienen valiosa
relevancia como se menciona a continua- ción:
Generan empleo local: Al impulsar emprendimien-
tos en comunidades, se crea empleo
y se fomenta
el desarrollo económico
local, lo que contribuye
a reducir la pobreza y mejorar la calidad de vida de las personas. (Coraggio,
2008)
Fomentan la producción local: Al apoyar a los
emprendimientos en comunidades, se fomenta la producción y venta de productos
locales, lo que contribuye a dinamizar la economía y a reducir la dependencia
de importaciones.
Promueven la innovación: Los emprendimientos en comunidades pueden ser una fuente de innova-
ción y nuevas ideas, lo que puede impulsar el desarrollo económico del país.
Contribuyen al desarrollo sostenible: Al promo- ver
emprendimientos en comunidades se puede contribuir a un desarrollo más sostenible y equita- tivo, ya que se fomenta el uso de
recursos locales y se reducen
los impactos ambientales asociados a la
importación de productos.
METODOLOGÍA
La metodología consta de tres fases: i) recopila- ción de
información cualitativa ii) procesamiento de información cualitativa; iii)
diseño de un pro- ceso de automatización de información contable (Excel y Power
BI) iv) socialización de la herra- mienta de software creada para la comunidad
i) Recopilación de información cualitativa
Se aplico una entrevista estructurada direccionada a líderes de comunidades indígenas en función de la
automatización contable específicamente del manejo de inventarios, la idea era
saber cuáles son las falencias que
tienen los emprendimientos de las comunidades con el manejo de las tecnolo-
gías que automatizan su sistema financiero en ge- neral. Además, como objeto
de observación se
levanto información de los inventarios de la co- munidad de
Ayora provincia de Pichincha.
ii) Procesamiento de información
cualitativa
El procesamiento se realizó mediante una entre- vista
estructurada, y los resultados fueron anali- zados mediante el aplicativo de
ATLAS.ti para clasificar en orden de relevancia la problemática de la
comunidad. Además, se estructuro la Matriz de Vester identificando los
problemas de la co- munidad y generando una ponderación de los mismos, con ello
se estableció un árbol de pro- blemas identificando las causas y consecuencias
del mismo, la idea fue generar las posibles solu- ciones por medio del planteamiento
de objetivos.
iii) Diseño
de un proceso de automatización de información contable (Excel)
En esta fase se realizo el diseño del proceso de
automatización contable mediante los aplicativos de software Microsoft Excel
utilizando macros para la generación de hipervínculos y botones inteligentes
para el modelo de automatización de inventarios aplicando metodología de
promedio ponderado y también se utilizó Microsoft Power BI para generar
informes financieros ilustrativos y
más entendibles.
iv) Socialización de la
herramienta de software
creada para
la comunidad
La fase final de este estudio fue la aplicación de este modelo de automatización contable de inven- tarios basado en el método de
promedio pondera- do en el levantamiento de la información que se realizado en
la comunidad de Ayora, para ello se realizo capacitaciones de la herramienta de
Mi- crosoft Excel.
RESULTADOS
El presente apartado tiene como objetivo presen- tar los
resultados obtenidos a partir de la investi- gación realizada en el marco de
este tema. En este sentido,
se expondrán los hallazgos más rele-
vantes obtenidos a partir del análisis de la infor- mación recopilada, con el
fin de dar respuesta a los objetivos planteados en el capítulo de la me- todología.
En mi primer lugar se presenta un diagrama pro- ducto de la
recopilación de la información me- diante la entrevista a líderes de la
comunidad que fue procesado en el aplicativo de Atlas.ti donde refleja las
principales problemáticas de los mis- mos.
Figura 2 Problemáticas de la Comunidad
Fuente: Realizado por los autores
En la figura 2 se identifican los problemas de mayor
relevancia para la comunidad entorno a la parte contable y financiera, la misma
refleja el desconocimiento del manejo
de herramientas tec- nológicas para llevar sus finanzas e
inventarios.
En segundo lugar se presenta
la Matriz de Vester
la cual tiene como objetivo
identificar las causas
de un problema o situación compleja y
organizarlas de manera jerárquica y estructurada (Rocío González
Gutiérrez & Bayardo Rodríguez Pérez, 2022), en el caso del presente estudio
se levanto esta matriz de una comunidad rural para discernir sus problemáti-
cas relacionadas con el campo contable financiero.
|
|
Lo interno
(+)
|
Lo interno
(-)
|
|
Lo externo (+)
|
1. Control
inadecuado de calidad.
|
3. Incumplimiento de regulaciones.
|
|
|
2. Problemas en la gestión de inventario.
|
|
|
Lo externo
(-)
|
5. Pérdida o deterioro
de inventario.
|
4. Falta
de control en
el proceso.
|
|
|
6.
Dificultades en seguimiento de costos.
|
|
Tabla 1 Matriz
de Vester
Fuente: Realizado por los autores
La matriz de Vester presentada muestra una serie
de problemas contables y de manejo
de inventarios que podrían afectar a una empresa de
producción de ha- rinas de la comunidad, y que están organizados de acuerdo con su relación con el problema central.
En este caso, el problema central se refiere al manejo inadecuado de
inventarios. En la matriz de Vester se
pueden identificar cuatro cuadrantes, que repre- sentan las causas internas y
externas que tienen una influencia positiva o negativa sobre el problema
central. En el cuadrante "lo interno (+)", se identifi- can causas internas que podrían ayudar a resolver el
mientras que en el cuadrante "lo interno (-)", se
identifican causas internas que podrían agravarlo.
En el cuadrante "lo externo (+)", se identifican
causas externas que podrían contribuir a resolver el problema, mientras que en
el cuadrante "lo ex- terno (-)", se identifican causas externas que
po- drían agravarlo.
En este caso, se puede observar que las causas internas y
externas que podrían agravar el proble- ma son más numerosas que las que podrían contri- buir a resolverlo. Esto indica
que la empresa debe prestar especial atención a la gestión interna y ex- terna de su inventario y costos para
poder superar los desafíos que enfrenta.
Se destaca que la matriz de Vester es una herra- mienta
útil para identificar las causas y posibles soluciones de un problema complejo,
y se puede utilizar para establecer prioridades y estrategias de acción en el corto, mediano y largo plazo. En este caso, la empresa debe enfocarse en mejorar
su gestión interna de inventarios,
aumentar el control de calidad, cumplir con las regulaciones y reducir el
riesgo de pérdida o deterioro de inventarios. Además, también debe prestar
atención a las cau- sas externas, como la competencia, la situación económica
del mercado, entre otros, que podrían afectar el éxito del negocio en el largo
plazo.
|
Códi-
go
|
Variable
|
P
1
|
P
2
|
P
3
|
P
4
|
P
5
|
P
6
|
|
P1
|
Error en la valoración de inven-
tario
|
0
|
1
|
2
|
2
|
1
|
3
|
|
P2
|
Dificultades
en la gestión
de
inventarios
|
3
|
0
|
2
|
3
|
3
|
3
|
|
P3
|
Falta de control de calidad en
el
proceso de producción
|
1
|
2
|
0
|
1
|
1
|
2
|
|
P4
|
Incumplimiento de regulaciones
contables y fiscales
|
3
|
2
|
2
|
0
|
1
|
3
|
|
P5
|
Pérdida o deterioro del inventa-
rio
|
1
|
2
|
1
|
1
|
0
|
2
|
|
P6
|
Dificultades
en el seguimiento y
análisis de los costos
|
1
|
2
|
2
|
1
|
2
|
0
|
Tabla 2 Ponderación Matriz de Vester
Fuente: Realizado por los autores
La tabla 2 refleja la
ponderación de los problemas relacionados entre sí, siendo 0 que no tiene nada
de relevancia y 3 que tiene mucha relevancia re- saltando que el Problema 2
Dificultades en la ges- tión de inventarios es el principal problema a miti- gar.
Figura 3 Gráfica
de la Matriz de Vester
Fuente: Realizado por los autores
La figura 3 indica la relevancia de las problemáti- cas
identificadas como se resaltó en la tabla 2 el problema principal es el punto
P2 es decir las Di- ficultades en la gestión de inventarios, pero esta gráfica
también resalta otro problema que tiene mucha relevancia y es el punto P4
Incumplimien- to de regulaciones contables y fiscales, esto quiere
decir que no solo la comunidad debe centrarse en
en los inventarios sino también en la parte con- table.
Diseño del
proceso de automatización de in- formación contable mediante Excel
Se presenta el proceso para realizar la herra- mienta de
automatización contable utilizando Microsoft Excel mediante macros la finalidad es dar solución a la problemática
planteada me- diante esta herramienta tecnológica para los emprendimientos de
las comunidades que care- cen de orden, automatización y procesos conta- bles
en sus inventarios.
Para la siguiente ejecución de la parametriza- ción sigue
los siguientes pasos detallados a continuación:
Contamos con un inventario con el stock actua- lizado con
el cual asignaremos códigos a los productos disponibles
|
PRODUCTO
|
CANTIDAD
|
UBICACIÓN POR AREA
|
AÑO ESTIMADO DE ADQUISICION
|
ESTADO
|
COSTO DE ADQUISICIÓN
|
PRECIO ACTUAL CONSIDERANDO
EL USO - y la
cantidad
|
|
RCHIVADOR
ERTICAL
|
1
|
AREA A (OFICINA
SECRETARIA)
|
SIN
INFORMACION
|
BUEN
ESTADO
|
199.00
|
|
|
EDIDOR
DE PH
|
1
|
AREA A (OFICINA SECRETARIA)
|
SIN INFORMACION
|
BUEN ESTADO
|
24.00
|
|
|
LLAS
|
2
|
AREA A (OFICINA
SECRETARIA)
|
SIN
INFORMACION
|
REGULAR
|
44.00
|
50
|
|
SCRITORIOS
|
2
|
AREA A (OFICINA
SECRETARIA)
|
SIN
INFORMACION
|
REGULAR
|
149.00
|
360
|
|
OMPUTADORAS
E ESCRITORIO
|
2
|
AREA A (OFICINA
SECRETARIA)
|
SIN
INFORMACION
|
BUEN
ESTADO
|
580.00
|
|
|
NAQUEL DE 3
UERTAS
|
1
|
AREA A (OFICINA
SECRETARIA)
|
SIN
INFORMACION
|
REGULAR
|
58.00
|
45
|
|
ORTAPICOS DE NERGIA
|
2
|
AREA A (OFICINA SECRETARIA)
|
SIN INFORMACION
|
REGULAR
|
6.50
|
6.5
|
Figura
3 Proceso de automatización formato
para macros
Abrimos
un nuevo libro de cálculo de Excel.
Figura 4 Proceso de automatización formato
para macros
Abrimos 3 hojas en este libro de cálculo de Ex- cel.
Figura 5 Proceso de automatización formato
para macros
Nombramos a la primera hoja stock que es la que nos va
indicar el stock actual de nuestro inventario
Figura 6 Proceso de automatización formato
para macros
Nombramos a la segunda hoja movimiento aquí detallaremos las entradas y salidas
del inventa- rio.
Figura 7 Proceso de automatización formato
para macros
Nombramos a la tercera hoja registros donde ingresaremos
las entradas y salidas del inventa- rio que se verán registradas en la hoja
nombra- da inventario.
Figura
8 Proceso de automatización formato
para macros
En la hoja stock insertaremos los siguientes en- cabezados:
·
CODIGO
·
CUENTA
·
PRODUCTO
·
STOCK INICIAL
·
COSTO DE ADQUISICION
·
STOCK ACTUAL
·
ALERTA
Figura 9 Proceso de automatización formato
para macros
Insertamos la información de las celdas cuenta, pro- ducto,
cantidad y costo de adquisición podemos uti- lizar los controles Ctrl+C y
Ctrl+V para agilitar el traslado de información.
Figura 10 Proceso de automatización formato
para macros
Para ingresar información en la celda Código nos guiaremos en la cuenta
asignada por producto, toma- remos las primeras 4 letras y 4 dígitos numéricos.
Figura 11 Proceso de automatización formato
para macro
A esta información le vamos a insertar una tabla pa- ra que
al momento de filtrar información sea más accesible
Vamos a la opción insertar, seleccionamos nuestra
información, escogemos la opción tabla o utilizamos Crtl+Q.
Figura 12 Proceso de automatización formato
para macros
Nos emitirá una alerta donde daremos clic en la opción la
tabla tiene encabezados y ponemos aceptar.
Figura 13 Proceso
de automatización formato para macros
Se nos desplegara la opción de elegir el diseño y po- nerle nombre a nuestra tabla, la cual
llamaremos stock
Figura 14 Proceso de automatización formato
para macros
En la celda llamada STOCK actual ingresare- mos una fórmula que nos
permitirá ver la canti- dad de stock después de realizar movimiento de entradas o salidas.
Vamos a seleccionar la celda F2 donde digita- remos la
formula SUMAR.SI.CONJUNTO que es la que nos parametrizara la cantidad del stock actual.
La fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO nos pedirá el rango que vamos a sumar y los criterios
que tomaremos en cuenta para el resultado; en este caso necesitamos como rango
la tabla que deno- minamos MOV y escogeremos la opción rango criterio de
cantidad del movimiento de entrada y como segundo criterio elegiremos el código
asig- nado a cada producto. Con esto obtendremos la suma del stock.
Figura 15 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 16 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 17) la fórmula
SUMAR.SI.CONJUNTO nos pedirá el rango que vamos a sumar y los criterios que
tomare- mos en cuenta para el resultado; en este caso necesitamos como rango la
tabla que denomi- namos MOV y escogeremos la opción rango criterio de cantidad
del movimiento de salida y como segundo criterio elegiremos el código asignado
a cada producto. Con esto obtendre- mos la resta del stock. (Figura)
Como se observa en la (Figura 18) la combinación de estas
dos fórmulas nos dará la cantidad del stock
actual de cada producto después de los res- pectivos movimientos; la formula
nos queda así:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(MOV [CANTIDAD];MOV
[MOVIMIENTO];"ENTRADA";MOV[CODIGO]; [@CODIGO])-SUMAR.SI.CONJUNTO(MOV
[CANTIDAD];MOV [MOVIMIENTO];"SALIDA";MOV[CODIGO]; [@CODIGO])+[@[STOCK INICIAL]]
Figura 17 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 18 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 19) en la celda ALERTA insertaremos una advertencia que nos
indique que nos pasamos la cantidad de inven- tario.
En la celda colocamos el limite de stock del inventario en
este ejemplo colocaremos 10 uni- dades para que nos emita la alerta.
Como se visualiza en la (Figura 20) seleccionamos todo el
libro y vamos seleccionamos la pestaña INICIO y elegimos el FORMATO INCONDICIO-
NAL y elegimos NUEVA REGLA .
Figura 19 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 20 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 19) en la celda ALERTA insertaremos una advertencia que nos
indique que nos pasamos la cantidad de inven- tario.
En la celda colocamos el limite de stock del inventario en
este ejemplo colocaremos 10 uni- dades para que nos emita la alerta.
Como se visualiza en la (Figura 20) seleccionamos todo el
libro y vamos seleccionamos la pestaña INICIO y elegimos el FORMATO INCONDICIO-
NAL y elegimos NUEVA REGLA .
Figura 21 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 22 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 23) Ahora ve- remos un
ejemplo de como se ve parametrizada la alerta cuando nos pasamos del stock que
pu- simos como alerta, como observamos se pinta la fila con el color
de relleno y fuente
que elegi- mos
Como
se visualiza en la (Figura 24) En la hoja mo- vimiento insertaremos los
siguientes encabezados:
Þ FECHA
Þ CODIGO
Þ DESCRIPCION
Þ MOVIMIENTO
Þ CANTIDAD
Þ PRECIO
Figura 23 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 24 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 25) a esta in- formación le
vamos a insertar una tabla para que
al momento de filtrar información sea más accesible
Vamos a la opción insertar, seleccionamos nuestra
información, escogemos la opción tabla o utilizamos Crtl+Q.
Nos emitirá una alerta donde daremos clic en la opción la
tabla tiene encabezados y ponemos aceptar.
Como se visualiza en la (Figura 26) nos emitirá una
alerta donde daremos clic en la opción
la tabla tiene encabezados y ponemos aceptar.
Figura 25 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 26 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 27) se nos des- plegara la
opción de elegir el diseño y ponerle nombre a nuestra tabla, la cual llamaremos
mo- vimiento, pero la abreviaremos MOV.
Como se visualiza en la (Figura 28) En la hoja de
movimiento vamos a parametrizar que al momen- to de escribir el código
automáticamente nos de el nombre del producto que tenga asignado ese códi- go,
utilizando la siguiente formula:
=BUSCARV, que nos pide el valor buscado, la tabla de donde
leerá la información de código y sacará los indicadores de la tabla STOCK; la
for- mula nos queda así:
=BUSCARV(B2;STOCK!A:C;3;)
Figura 27 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 28 Proceso de automatización formato
para macros
Como se visualiza en la (Figura 29) en la celda movimiento
colocaremos si hay entrada o sali- da del producto, en la celda cantidad
colocare- mos en números la cantidad de productos y en el precio colocaremos en moneda el valor mo- netario del
producto.
Como se visualiza en la (Figura 30) Al momen- to de llenar
esta información modificaremos la información de la hoja STOCK en la celda
STOCK ACTUAL a continuación, veremos la celda STOCK ACTUAL sin añadir movimien-
tos.
Como se visualiza en la (Figura 31) ahora vere- mos cómo
queda nuestra celda de STOCK AC- TUAL después de llenar la información en la
hoja movimiento.
Figura 29 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 30 Proceso de automatización formato
para macros
Figura 31 Proceso de automatización formato
para macros
Manual de uso
hoja macro automatización de
inventaros
Como se visualiza en la (Figura 32) a continua- ción, se
presenta un manual detallado para el uso de la hoja inteligente de Excel para
los in- ventarios de cualquier emprendimiento, para visualizar el manual
realizarlo por medio de la cámara del smartphone por medio de QR
Hoja inteligente de Excel inventarios
Como se visualiza en la (Figura 33) de igual for- ma se
adjunta el libro de Excel para acceder al mismo utilizar la tecla Ctrl+Click
sobre el código QR y descargar en una PC de escritorio.
Figura
32 Hoja inteligente de Excel inventarios Figura 33 Hoja inteligente de Excel inventarios
DISCUSIÓN
El uso de herramientas empíricas para el manejo de
inventarios en emprendimientos de comunida- des puede tener algunas ventajas,
como la flexi- bilidad en la implementación y el bajo costo de adopción. Sin
embargo, también puede tener li- mitaciones importantes, como la falta de
preci- sión y la falta de documentación adecuada, lo que puede
dificultar la toma de decisiones informa- das.
Por otro lado, la implementación de una herra- mienta automatizada con la ayuda de Excel para
el manejo contable y de inventarios podría tener varias
ventajas, como la mejora en la precisión y la eficiencia en la gestión de
inventarios, y la mejora en la toma de decisiones y la transparencia. Ade- más,
la herramienta automatizada también podría ayudar a simplificar los procesos
contables y a re- ducir la carga de trabajo manual necesaria para el manejo de
inventarios.
Sin embargo, también hay algunas desventajas a considerar en el uso de una herramienta automatiza- da. Por ejemplo, la
implementación de una herra- mienta automatizada
puede ser más costosa y puede
requerir una mayor inversión inicial en capacita- ción y en
el desarrollo de la herramienta. Ade- más, el uso de una herramienta
automatizada puede requerir una mayor inversión en hardware y software para su
funcionamiento, lo que puede ser una limitación para los emprendimientos de
comunidades con recursos limitados.
En última instancia, la decisión de utilizar herra- mientas
empíricas o automatizadas en el manejo de inventarios en emprendimientos de
comunida- des dependerá de una serie de factores, como el tamaño y la
complejidad del negocio, el presu- puesto disponible, la capacidad técnica de
los trabajadores y las necesidades específicas de ges- tión de
inventarios. Es importante evaluar cuida- dosamente las ventajas y desventajas
de cada op- ción antes de tomar una decisión y considerar la posibilidad de una
solución híbrida que combine herramientas automatizadas y empíricas para
aprovechar lo mejor de ambos enfoques.
CONCLUSIONES
La implementación de un software contable para manejar los inventarios de un emprendimiento de una comunidad rural que manejaba la contabili- dad y el manejo de inventarios de forma empírica puede tener varios beneficios.
En primer lugar, el uso de un software contable permitiría
la automatización de muchos procesos relacionados con el manejo de inventarios, lo que reduciría el
tiempo y los recursos necesarios para
llevar a cabo estas tareas. En lugar de tener que hacer un seguimiento manual
de los niveles de inventario, el software podría hacerlo automáti- camente y
proporcionar informes precisos y ac- tualizados en tiempo real.
Además, el software contable también podría ayu- dar a
mejorar la precisión y la eficiencia en la ges- tión de inventarios, ya que
permitiría la implemen- tación de procesos de control de calidad y de segui- miento de los costos de manera
más rigurosa y de- tallada.
Otro beneficio importante de la implementación de un
software contable sería la mejora en la toma de decisiones, ya que el software
podría proporcionar información más precisa y actualizada sobre el in- ventario
y los costos asociados a su producción y almacenamiento. Esto permitiría tomar
decisiones más informadas y estratégicas, lo que podría tener un impacto
positivo en el éxito del emprendimien- to.
Además, la implementación de un software conta- ble también
podría ayudar a mejorar la transparen- cia y la rendición de cuentas, ya que
permitiría el registro y la
documentación más detallada y precisa
de todas las transacciones relacionadas con el in- ventario y la producción de
harinas.
En conclusión, la implementación de un software contable
para manejar los inventarios de un em- prendimiento de una comunidad
rural que manejaba la contabilidad y el manejo de
inventarios de forma empírica puede tener múltiples beneficios, inclu- yendo la
automatización de procesos, la mejora de la precisión y la eficiencia en la
gestión de inventa- rios, la mejora en la toma
de decisiones, y la mejora
de la transparencia y la rendición
de cuentas. Por lo tanto, se recomienda la implementación de un soft- ware
contable para mejorar el manejo de inventa- rios y la gestión contable del
emprendimiento.
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